Tipos de software disponibles
Cuando una imprenta en Colombia busca digitalizar su operación, termina evaluando cinco categorías de
herramientas. Cada una resuelve un problema distinto y tiene sus propias ventajas y limitaciones.
La primera categoría son los ERP especializados en producción bajo pedido. Son sistemas
diseñados alrededor del ciclo de la orden: el pedido entra, recorre un pipeline, se cobra y se reporta.
Incluyen gestión de órdenes, lista de materiales, caja, cartera y reportes. Ordamy pertenece a esta
categoría y está enfocado en talleres gráficos, imprentas digitales y agencias creativas en
Latinoamérica hispanohablante.
La segunda categoría son las suites ofimáticas y planillas (Excel, Google Sheets). Son
versátiles, familiares y de bajo costo, pero no están diseñadas como sistema operativo: carecen de
pipeline de órdenes, roles diferenciados y cierres automáticos. Funcionan al inicio y se rompen cuando
crece el volumen.
La tercera categoría son las herramientas kanban tipo Trello, ClickUp o Monday. Sirven
para visualizar tareas y asignar responsables, pero no reemplazan la caja, la cartera ni los reportes
financieros. Son un buen apoyo para el equipo de producción, pero no un sistema de gestión integral.
La cuarta categoría son los software contables genéricos. Registran asientos, facturas,
ingresos y egresos para fines tributarios. No modelan el ciclo de producción ni la orden como entidad
central, por lo que en una imprenta suelen complementar, no sustituir, al sistema operativo.
La quinta categoría es el software hecho a medida, desarrollado por un proveedor o
equipo interno. Encaja perfectamente con el negocio, pero suele ser más caro, más lento de implementar y
dependiente del equipo que lo construyó. Para la mayoría de imprentas pequeñas y medianas, una solución
estándar con capacidad de configuración resulta más eficiente.
Qué funciones debería tener un software para imprentas
Las funciones centrales que un sistema de gestión para imprentas debería cubrir se desprenden de la
operación diaria del rubro, no de la propuesta de ninguna marca puntual.
- Gestión de órdenes con pipeline operativo. Cada pedido debe poder crearse,
asignarse a un equipo, recorrer estados (creada, en producción, entregada) y mantener una fecha de
entrega visible.
- Lista de materiales (BOM) por ítem. Papel, tinta, sustratos, terminaciones y
servicios tercerizados asociados a cada ítem de la orden.
- Caja con múltiples medios de pago. Distinguir al menos efectivo, transferencia y
tarjeta, con cierres diarios.
- Cartera por cliente. Saldo pendiente, movimientos y exportación a PDF para enviar
el estado de cuenta.
- Reportes diarios y mensuales. Ingresos, egresos, rentabilidad por cliente y por
servicio.
- Control de acceso por roles (RBAC). Administrador, cajero y operador con permisos
diferenciados.
- Multi-sucursal. Si la imprenta tiene más de una sede, capacidad de consolidar y
separar operaciones.
- Portal de clientes. Una vía simple para que el cliente consulte el estado de su
orden sin llamar.
- Exportación a Excel y PDF. Para compartir información con el contador, con
proveedores o con clientes.
Estas funciones son el criterio, no el catálogo. Cualquier herramienta que se evalúe debería poder
responder cómo resuelve cada una, y descartar las que solo resuelven dos o tres.
Criterios de evaluación aplicables en Colombia
Elegir un sistema de gestión no es solo una decisión técnica. En el contexto colombiano hay criterios
operativos y comerciales que conviene revisar antes de firmar.
- Idioma, soporte y zona horaria. Un sistema con interfaz en español, soporte por
WhatsApp o email y atención en horario hábil local evita fricciones. Ordamy, por ejemplo, ofrece
soporte por WhatsApp y email con respuesta en menos de 24 horas hábiles.
- Modelo de precios y límites. Más allá del precio mensual, hay que mirar los límites
por plan: usuarios, sucursales, clientes, órdenes y productos. En Colombia es habitual empezar con
uno o dos usuarios y escalar después, por lo que conviene que el cambio de plan sea inmediato y sin
penalización.
- Periodo de prueba y permanencia. Un periodo de prueba sin tarjeta de crédito y con
la posibilidad de pausar la cuenta si no se renueva evita ataduras. La política oficial de Ordamy es
30 días gratis sin tarjeta; si no se elige un plan al cabo de ese periodo, la cuenta se pausa y los
datos se conservan.
- Importación y portabilidad de datos. Importar clientes desde una planilla en un
clic y poder exportar la información en cualquier momento son indicadores de que la herramienta no
busca encerrar al usuario.
- Seguridad y respaldo. Servidores con encriptación, respaldos automáticos y
políticas claras de privacidad. En Colombia aplica la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos
personales, que cualquier proveedor debe declarar en sus términos.
- Capacidad de integración. Aunque no siempre se usa el primer día, conviene que el
sistema pueda conversar con herramientas contables, bancos o plataformas de facturación electrónica.
- Enfoque geográfico. Un proveedor con enfoque declarado en Latinoamérica
hispanohablante suele entender mejor los flujos de pago locales (transferencias, Nequi, Daviplata,
Bancolombia) que uno con foco exclusivamente en otros mercados.
Por qué existe Ordamy
Ordamy es un ERP especializado en negocios de producción bajo pedido: talleres gráficos, imprentas
digitales, agencias de publicidad, estudios de diseño y fabricantes de rótulos, con foco en
Latinoamérica hispanohablante, incluyendo Colombia, México y Argentina. Está desarrollado por BIGSO LABS
SAS, con sede en Montería, Córdoba (NIT 902073036-1).
La motivación es directa: la mayoría de imprentas y talleres en la región operan con una mezcla de
WhatsApp, planillas de cálculo y planillas mentales, y eso funciona hasta que deja de funcionar. Ordamy
existe para ofrecer una alternativa SaaS que cubra la gestión de órdenes, la caja, la cartera, los
materiales y los reportes en un solo sistema, con planes desde $99.000 COP/mes y 30 días gratis sin
tarjeta.
Esto no convierte a Ordamy en la opción correcta para todos los casos. Hay imprentas cuya operación es
tan específica que un desarrollo a medida sigue siendo la mejor decisión, y otras que están tan bien
atendidas por un software contable que no necesitan más. El objetivo de esta guía es ofrecer el marco
para evaluar, no para vender.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un ERP especializado y un software contable genérico?
Un software contable genérico registra asientos, facturas y movimientos tributarios. Un ERP
especializado en producción bajo pedido suma gestión de órdenes con pipeline, lista de materiales
por ítem, caja con medios de pago y reportes operativos. Para una imprenta, normalmente se necesita
el segundo como sistema principal y el primero como apoyo del contador.
¿Sirve una herramienta kanban para gestionar una imprenta?
Una herramienta kanban sirve para visualizar el flujo de trabajo y asignar responsables, pero no
reemplaza la caja, la cartera ni los reportes financieros. Es útil como apoyo al equipo de
producción, pero no como sistema principal de gestión.
¿Qué funciones son indispensables en un software para imprentas?
Gestión de órdenes con estados claros, registro de ingresos y egresos por medio de pago, cartera por
cliente, lista de materiales por ítem, reportes diarios y mensuales, y permisos diferenciados por
usuario. Sin estos bloques, la información termina dispersa en otras herramientas.
¿Qué considerar antes de elegir un software hecho a medida?
Un desarrollo a medida encaja perfectamente con el negocio pero suele ser más caro, más lento de
implementar y depende de un proveedor o equipo técnico. Para la mayoría de imprentas pequeñas y
medianas, una solución SaaS estándar con capacidad de configuración es más eficiente en tiempo y
costo.