Cómo llevar la contabilidad de un taller gráfico

Qué información financiera deberías registrar

Un taller gráfico produce bajo pedido y cobra de forma mixta: contado, transferencia, tarjeta y crédito. Para tener una visión financiera mínima útil hay cinco bloques de información que no pueden faltar.

El primer bloque son los ingresos por orden. Cada trabajo debería quedar asociado a una orden con su valor, su fecha y los ítems que lo componen (tarjetas, volantes, libros, piezas de gran formato, etc.). Sin ese dato, no es posible saber qué línea de negocio aporta más.

El segundo bloque es la caja por medio de pago. Mezclar pagos en efectivo, transferencia y tarjeta en una sola casilla hace imposible saber cuánto realmente entró al banco. La caja tiene que distinguir medios de pago y permitir cierres diarios.

El tercer bloque es la cartera por cliente. Cuando un cliente recibe crédito, su saldo pendiente debe estar visible en cualquier momento y poder exportarse para enviarle el estado de cuenta. Esto evita discusiones y acelera el recaudo.

El cuarto bloque son los egresos asociados a la operación: pagos a proveedores de papel, tinta, terminaciones y servicios tercerizados. Estos egresos se asocian a la orden o al período y son la base para calcular margen real.

El quinto bloque son los reportes: cierres diarios, reportes mensuales y, si el taller maneja varias sedes, consolidación por sucursal. Sin reportes automáticos, la información queda atrapada en el día a día y el dueño recién se entera del resultado cuando ya pasó.

Cómo Ordamy organiza esa información

Ordamy es un ERP para negocios de producción bajo pedido. Tiene funciones oficiales para cada uno de los cinco bloques anteriores, y están diseñadas para conversar entre sí en lugar de vivir en planillas separadas.

• Gestión de Órdenes con pipeline operativo. Crea órdenes de trabajo en segundos, asigna equipos, define deadlines y da seguimiento sin perder nada en WhatsApp. Cada orden recorre estados como creada, en producción y entregada.
• Lista de materiales (BOM) por ítem de la orden. Permite asociar papel, tinta y otros insumos directamente al trabajo, integrando el costo al cálculo de la orden.
• Caja con múltiples medios de pago. Controla ingresos y egresos por orden con cierres de caja precisos, sin depender de un spreadsheet.
• Cartera (cuentas por cobrar) con exportación a PDF. Estado de cuenta por cliente con saldo y movimientos, listo para enviar.
• Control de egresos. Disponible desde el plan Pro, registra pagos a proveedores y gastos operativos asociados a la operación.
• Reportes diarios y mensuales. Métricas para identificar clientes y servicios rentables. La versión Pro y Agencia desbloquea reportes avanzados.
• Exportación a Excel y PDF. Disponible en todos los planes, incluso Starter, para compartir información con el contador o con el cliente.

La ventaja de tener estos bloques dentro del mismo sistema es que no hay que copiar números entre archivos: la orden alimenta a la caja, la caja alimenta al reporte, y la cartera se exporta con el saldo correcto al cierre del mes.

Flujo recomendado: de la orden al reporte

El flujo recomendado para un taller gráfico con Ordamy se apoya en el orden natural del producto: primero se registra la orden, después se mueve por el pipeline, luego se cobra y, finalmente, aparece en los reportes. Cada paso queda asentado en el mismo sistema.

1. Crear la orden con el cliente, los ítems, las cantidades y la fecha de entrega. Si el cliente tiene crédito, queda registrado desde el inicio.
2. Asociar la lista de materiales por cada ítem, para que el costo se mantenga actualizado a medida que avanza la producción.
3. Mover la orden por el pipeline (en producción, entregada) y, al cobrar, registrar el pago en caja con el medio correspondiente.
4. Si el cliente tiene crédito, el cobro parcial alimenta la cartera y el saldo pendiente queda disponible para exportar a PDF.
5. Registrar egresos (papel, tinta, proveedores externos) en la orden o en el período, según corresponda.
6. Cerrar el día con el cierre de caja y revisar el reporte diario. Al cierre del mes, exportar los reportes para enviarlos al contador.

Este flujo evita el error clásico de los talleres: llevar la operación en un sistema y la contabilidad en otro. Ordamy es multi-sucursal, por lo que si el taller tiene varias sedes, cada una puede operar con su propio frente y consolidar al final del período.

Errores comunes al llevar la contabilidad en un taller

Antes de implementar cualquier sistema hay errores que se repiten en casi todos los talleres gráficos. Reconocerlos es el primer paso para evitarlos.

• Mezclar medios de pago en una sola casilla. Es lo que vuelve imposible reconstruir la caja real al final del día y produce discusiones con el equipo.
• No distinguir entre órdenes cobradas y órdenes entregadas. Una orden entregada sin cobrar se vuelve automáticamente cartera. Si no se separa el estado, no se sabe qué facturar.
• Llevar la cartera en la cabeza. Es la fuente principal de morosidad silenciosa. Sin un registro consultable, los saldos envejecen y el recaudo se atrasa.
• Registrar egresos solo cuando se paga al proveedor. Lo correcto es registrar el egreso cuando se recibe el material o se contrata el servicio, no cuando se paga.
• Trabajar con una sola planilla compartida por correo. Se pierde historial, se pisan los datos y nadie confía en los números.
• Esperar a fin de mes para mirar los números. Sin reportes diarios, los desvíos se detectan tarde y ya no hay tiempo para reaccionar.

Checklist de implementación

Para implementar este enfoque en un taller gráfico que recién arranca con Ordamy, esta es la secuencia mínima recomendada.

• Configurar el catálogo de productos con las líneas de trabajo reales (tarjetas, volantes, libros, gran formato, etc.).
• Importar clientes en un clic desde una planilla existente. Ordamy incluye esa funcionalidad desde el primer día.
• Definir medios de pago que acepta el taller (efectivo, transferencia, tarjeta, otros).
• Asignar roles con RBAC: administrador, cajero, operador. Cada uno ve y opera solo lo que le corresponde.
• Abrir la caja del primer día y empezar a registrar órdenes con su lista de materiales.
• Establecer el cierre diario como rutina: cierre de caja, revisión de órdenes pendientes y actualización de cartera.
• Al cierre del mes, exportar los reportes a Excel o PDF y enviarlos al contador o al área financiera.

El plan Starter ($99.000 COP/mes) cubre este flujo para talleres unipersonales; el plan Pro ($249.000 COP/mes) suma hasta 5 usuarios, portal de clientes y control de egresos, lo que coincide con la operatoria de la mayoría de talleres con equipo. La configuración inicial toma alrededor de 10 minutos y los 30 días gratis sin tarjeta alcanzan para validar el flujo antes de comprometerse.

Preguntas frecuentes